「分かりづらくて申し訳ございません」メールの正しい使い方｜好印象に変わる例文＆注意点まとめ

ビジネスメールで「分かりづらくて申し訳ございません」と謝ること、ありますよね。

一見すると丁寧で正しい言葉に思えますが、実は使い方を間違えると「堅すぎる」「失礼」と感じさせてしまうこともあります。

この記事では、「分かりづらくて申し訳ございません」の正しい意味と使い方、シーン別の例文、さらに好印象に変える言い換え表現を分かりやすく解説します。

謝罪の一言で信頼が生まれる——そんな印象を与えるための言葉選びとメールマナーを一緒に確認していきましょう。

分かりづらくて申し訳ございません メールとは？

ビジネスメールで「分かりづらくて申し訳ございません」という表現を見かけたことはありませんか。

一見すると丁寧な謝罪のように思えますが、実は使う場面や相手によって印象が変わる微妙な言葉なんです。

この章では、言葉の意味や敬語としての構造、そして実際にどんな場面で使われるのかをわかりやすく解説していきます。

「分かりづらくて申し訳ございません」の基本的な意味と敬語構造

「分かりづらくて申し訳ございません」は、自分の説明や案内が不明瞭で、相手に理解しにくい思いをさせたことを謝罪する表現です。

この言葉は、「分かりづらい（理解しにくい）」＋「申し訳ございません（深い謝罪）」の組み合わせで成り立っています。

つまり“自分の落ち度を丁寧に認め、相手に配慮を示すフレーズ”と言えます。

敬語としてのレベルも高く、社外の取引先や上司に対しても安心して使える表現です。

「分かりにくくてすみません」との違いを理解しよう

似た表現に「分かりにくくてすみません」がありますが、こちらは日常会話寄りでややカジュアルな印象を与えます。

ビジネスメールでは「すみません」よりも「申し訳ございません」を使う方が無難です。

また、「分かりにくくて」はやや直接的でストレートな言い方のため、柔らかく配慮のある印象を与える「分かりづらくて」を選ぶのが好印象です。

相手に敬意を伝えたい場面では「分かりづらくて申し訳ございません」が最適です。

このフレーズが使われるビジネスシーンの代表例

実際に「分かりづらくて申し訳ございません」が使われるのは、以下のような場面です。

• 資料やメールの説明が伝わらなかったとき
• 会議やプレゼンで誤解を招いてしまったとき
• 顧客から「意味が分かりにくい」と指摘を受けたとき

たとえば、資料送付後に「少し説明が分かりづらかった」と感じた場合、メールで次のように伝えると丁寧です。

例文：「先ほどお送りした資料の説明が一部分かりづらく、申し訳ございません。補足資料を添付いたします。」

このように、単に謝るだけでなく改善の意志やフォローを添えることで、信頼感のある対応になります。

「分かりづらくて申し訳ございません」は失礼？正しい印象の見極め方

「分かりづらくて申し訳ございません」という言葉は丁寧ですが、使い方によっては相手に堅すぎる印象を与えることもあります。

ここでは、この表現が失礼にあたるケースや、好印象を与えるための使い方を詳しく解説します。

正しい言葉遣いを知ることで、謝罪の場面でも誠実さと信頼感を両立させましょう。

相手にどう伝わる？丁寧だけどやや硬い理由

「申し訳ございません」は、ビジネスで最も丁寧な謝罪表現のひとつです。

しかし、あまりに頻繁に使うと形式的に感じられたり、深刻すぎる印象を与えることもあります。

そのため、相手が軽いミスを指摘した場合や、社内のやり取りではややオーバーに聞こえることがあります。

「丁寧すぎる」と「誠意が伝わる」の境界線を意識することで、自然な印象を保てます。

避けたほうがいいNGな使い方

「分かりづらくて申し訳ございません」は、謝罪の意図を込めるための言葉ですが、使い方を誤ると逆効果になることもあります。

特に以下のような使い方には注意しましょう。

• 自分の責任を回避するような使い方（例：「説明が難しかったので…」）
• 相手の理解不足を暗示する言い回し（例：「お分かりいただけなかったようで…」）
• 何度も繰り返して使うことで過剰に謝罪している印象を与えるケース

たとえば、次のような文章は避けたほうが良いでしょう。

悪い例：「お分かりにならなかったようで、分かりづらくて申し訳ございません。」

このような表現は、相手に「理解力がない」と伝わるリスクがあります。

代わりに、「ご説明が不十分で申し訳ございません」といった自分側の責任を明確にする表現に変えるのが自然です。

自然で好印象な使い方のコツ

自然に、かつ誠意を伝えるためには「謝罪＋改善」のセットが効果的です。

単に謝るだけでなく、次の行動を添えると相手に安心感を与えます。

たとえば以下のような形です。

• 「分かりづらくて申し訳ございません。補足説明を加えさせていただきます。」
• 「ご案内が分かりづらかった点、申し訳ございません。次回は図を交えてご説明いたします。」
• 「説明が不十分で申し訳ございません。より分かりやすく整理した資料をお送りします。」

このように“謝って終わり”ではなく、“次のアクションを提示する”ことで、信頼を高めることができます。

また、相手が社内の同僚や後輩である場合には、少し柔らかいトーンに変えると自然です。

例：「説明がわかりづらかったですよね、すみません。こちらの図でもう一度整理しますね。」

状況に合わせて言葉のトーンを調整することで、形式ばらずに誠実な印象を与えられます。

シーン別｜分かりづらくて申し訳ございません メールの例文集

「分かりづらくて申し訳ございません」というフレーズは、状況に応じて言葉の組み立てを変えることでより効果的に伝わります。

ここでは、社内・社外・新規の相手など、よくあるビジネスシーンごとに使える実践的なメール例文を紹介します。

そのままコピペして使える形でまとめていますので、ぜひ日々のメール対応に役立ててください。

上司・社内向けのメール例文

社内でのやり取りでは、過剰にかしこまるよりも、簡潔で誠実な謝罪が好印象です。

「申し訳ございません」はもちろん使えますが、社内ではやや柔らかい「失礼いたしました」や「すみません」も自然です。

社内では“謝罪＋修正対応”を一文でまとめるとスマートです。

取引先・顧客向けの丁寧メール例文

社外の相手には、誠実で丁寧な印象を与えることが最優先です。

「申し訳ございません」を中心に、補足や改善の意図を必ず添えましょう。

相手が顧客の場合は、謝罪後に「次の対応」や「改善の意思」を明記すると、誠意がより伝わります。

初めての相手・新規取引先に使うときの例文

初回の連絡では、信頼関係を築くことが最も重要です。

そのため、謝罪の言葉は簡潔にしつつ、丁寧さと誠実さをしっかりと示しましょう。

新規の相手には「ご確認いただけますと幸いです」「何卒よろしくお願い申し上げます」などの柔らかい結びを使うことで、印象が格段に良くなります。

また、初対面の相手には謝罪の理由を簡潔に明記し、同時に改善策を提示することが信頼構築の第一歩です。

「分かりづらくて申し訳ございません」を上手に言い換える表現集

同じ「謝罪の気持ち」を伝えるにも、状況によって言葉を少し変えるだけで印象が大きく変わります。

ここでは、「分かりづらくて申し訳ございません」を自然に、かつ的確に言い換えるためのフレーズを紹介します。

特にビジネスメールでは、相手や場面に合わせて表現を柔軟に使い分けることが信頼を生むコツです。

1. 自分の説明不足を認める言い換え

説明や資料が原因で相手に迷惑をかけた場合は、自分の不足を素直に認める表現が効果的です。

「不十分」「至らず」「行き届かず」はいずれも自分の落ち度を柔らかく伝える日本語表現です。

2. 相手への配慮を強めたいときの言い換え

相手の混乱や不安を和らげたいときは、「ご迷惑をおかけしました」「ご不便をおかけしました」を使うとより丁寧になります。

これらの表現は「相手の感情」に焦点を当てるため、クレーム対応やお客様への返信にも最適です。

3. 柔らかく謙虚に伝える言い換え

「申し訳ございません」はやや重い印象を与えるため、柔らかく伝えたいときは「恐縮」や「お詫び申し上げます」を使うと上品に響きます。

「恐縮」や「拙い」は、自分をへりくだって相手を立てる日本的な丁寧表現です。取引先や上司とのやり取りにも非常に好印象です。

4. 改善の姿勢を伝える言い換え

謝罪と同時に「次はもっと良くする」という意志を見せることで、誠意と前向きさを印象づけられます。

単に謝罪するだけでなく、改善の意志を明確に示すことが信頼を得る第一歩です。

ビジネスで最も評価されるのは「反省＋行動」という姿勢を伝えることです。

「分かりづらくて申し訳ございません」を使う際の注意点とマナー

丁寧な言葉である「分かりづらくて申し訳ございません」も、使い方を誤ると相手に違和感を与えることがあります。

ここでは、失礼に聞こえないための注意点と、より信頼感を高めるマナーを整理して紹介します。

1. 謝りすぎに注意 ―「必要以上の謝罪」は逆効果

ビジネスメールで丁寧に謝るのは大切ですが、繰り返し謝罪の言葉を使いすぎると、かえって重たく感じられます。

1通のメール内で「申し訳ございません」を2回以上使うのは避けるのが原則です。

悪い例：

「ご説明が分かりづらく申し訳ございません。至らない点が多く申し訳ございません。今後も申し訳ございませんが〜」

改善例：

「ご説明が分かりづらく申し訳ございません。今後はより分かりやすい内容を心がけてまいります。」

このように“1回で誠意を伝え、次の行動でフォローする”のが上級者のコツです。

2. 相手の理解不足を示唆する言い方は避ける

謝罪を伝える際に、つい「ご理解いただけなかったようで」「お分かりにならなかったようで」といった表現を使う人もいますが、これは注意が必要です。

この言い方は、暗に「相手が理解できなかった」というニュアンスを含むため、失礼に受け取られる可能性があります。

悪い例：

「お分かりにならなかったようで、申し訳ございません。」

良い例：

「私の説明が不十分で、分かりづらい点があったかと存じます。申し訳ございません。」

自分側の責任として表現することで、相手の立場を尊重しつつ誠実な印象を与えることができます。

3. メールの締めくくり方にも注意

謝罪メールの最後は、ただ「申し訳ございません」で終えるよりも、前向きな言葉で締めることが重要です。

謝罪のあとに「改善の姿勢」や「感謝の意」を添えることで、印象が大きく変わります。

4. メールのトーンを相手に合わせる

社外・社内・上司など、相手との関係性によって言葉の重さを調整しましょう。

• 社外や取引先：「申し訳ございません」や「お詫び申し上げます」を使用。
• 上司や社内目上：「失礼いたしました」「恐縮です」など柔らかめの敬語。
• 同僚・後輩：「すみません」「わかりづらかったですよね」など親しみある表現。

相手との距離感を意識した言葉選びは、コミュニケーション全体の印象を左右します。

5. 謝罪＋改善＋感謝で締めるのが理想

もっとも印象が良いのは、以下の3ステップを踏む構成です。

1. 謝罪（分かりづらくて申し訳ございません）
2. 改善策（次回はより明確にお伝えいたします）
3. 感謝（ご指摘いただきありがとうございます）

この流れで書くと、謝罪メールでも前向きで誠実な印象にまとまります。

たとえば：

「このたびは説明が分かりづらく、誠に申し訳ございません。今後はより分かりやすい資料作成を心がけてまいります。ご指摘いただきありがとうございました。」

謝罪を“信頼構築のチャンス”に変える意識で書くと、相手の印象が格段に良くなります。

まとめ｜誠意が伝わる「分かりづらくて申し訳ございません」の使い方

「分かりづらくて申し訳ございません」は、ビジネスにおいて自分の説明不足や配慮の欠如を丁寧に詫びるための表現です。

ただし、使う相手や場面によっては堅すぎたり、謝罪が重くなりすぎたりすることもあります。

ここまでの内容を踏まえて、ポイントをもう一度整理しましょう。

本記事のまとめポイント

• ✔ 「分かりづらくて申し訳ございません」は、最上級の丁寧な謝罪表現
• ✔ 社内では「説明が不十分で失礼いたしました」など少し柔らかい言い方にする
• ✔ 謝罪のあとに必ず「改善」や「補足」の行動を添える
• ✔ 相手の理解力を疑うような表現は避け、自分の責任として伝える
• ✔ メールでは「謝罪 → 改善 → 感謝」の流れを意識すると誠意が伝わる

信頼を高める“ひとこと”を添えると印象が変わる

単に謝るだけでなく、次のような一言を添えると、より信頼される印象になります。

• 「次回はより分かりやすくご説明できるよう努めます。」
• 「ご指摘をいただき、誠にありがとうございます。」
• 「改善の機会をいただけたことを感謝いたします。」

“謝罪メールは信頼メール”という意識を持つことで、相手との関係をより良く築くことができます。

ビジネスにおける言葉選びは“信頼の技術”

ビジネスコミュニケーションでは、言葉の一つひとつがあなたの印象を左右します。

「分かりづらくて申し訳ございません」は、その中でも特に“誠実さ”を伝える強い言葉です。

状況に合わせてトーンを調整し、必要なところで丁寧に使うことができれば、あなたのビジネススキルは確実に一段上のレベルに上がります。

---

「言葉選びの精度が信頼をつくる」——ビジネスの現場では、そんな意識を持つことが成功の第一歩です。

ぜひこの記事を参考に、誠実で伝わるメール表現を実践してみてください。